Если на рабочие встречи уходит слишком много времени и при этом они не приносят результата, возможно, вы неправильно к ним готовитесь. Чтобы не растягивать совещания на полдня и достигать целей, используйте адженду. В статье рассказываем, как этот инструмент помогает руководителям и сотрудникам тратить меньше времени на встречи.
Что такое адженда
Адженда (от англ. agenda) переводится как «повестка дня», «программа мероприятия». В управлении проектами адженда (иногда говорят «агенда») — это предварительный подробный план встречи. По нему участники поймут, какие вопросы им предстоит обсудить, и смогут подготовиться.
Адженду встречи составляют для внутренних и внешних мероприятий — регулярных планерок, встреч по спринту или конференций с партнерами. Формат неважен — онлайн или офлайн. Грамотно подготовленная адженда поможет участникам обсудить все самое важное и не потратить на это весь рабочий день.
Если говорить простыми словами, то агенда — это анонс, вводная информация о собрании, которая помогает участникам подготовиться к встрече. Она может быть широкой или узкой — зависит от масштаба и вопросов для обсуждения. Даже одна фраза, в которой написано, чему посвящена встреча, — уже адженда. Правда, она не выполнит главную функцию — не даст возможности подготовиться к встрече.
Юлия Аравина, коуч IT-руководителей и команд, психолог
Когда нужна адженда
Если в компании встречи проходят редко или они однотипные, можно обойтись без подробной адженды.
На встрече участники могут увлечься и начать обсуждать неважное. Поэтому важно иметь план, который поможет придерживаться расписания и уйти с результатами. Рассмотрим на примерах, когда нужна адженда встречи.
На повестке встречи несколько вопросов
Когда на собрании нужно обсудить много тем, легко забыть о чем-то важном или обсуждать только один вопрос. Подробная адженда, в которой указаны участники встречи и темы, поможет каждому подготовиться к встрече по плану.
На встречу мало времени
Аналитики выяснили, что сотрудники проводят на собраниях в среднем 21,5 часа в неделю — чуть больше половины рабочего времени. Если участники не готовы к встрече, она затягивается или ее приходится переносить. А как известно, время — деньги.
- приветствие и введение — 5 минут;
- контекстная реклама — 15 минут;
- реклама у блогеров — 20 минут;
- реклама в Telegram — 10 минут;
- подведение итогов встречи — 10 минут.
Много участников встречи и каждому нужно высказаться
В этом случае собрание может превратиться в хаос и некоторые сотрудники не успеют выступить. С аджендой вы заранее распределите время, каждый участник выскажется или задаст вопрос.
Нужно достичь конкретных результатов
Если у встречи нет четкой цели, она легко превратится в обычную болтовню. Агенда, в которой подробно расписаны цели и задачи, поможет участникам расставить приоритеты.
Как адженда влияет на результаты встречи
Представим Ивана — руководитель отдела маркетинга. Дважды в месяц он собирает сотрудников, чтобы обсудить задачи и распределить работу на ближайшие недели. Часто такие встречи отнимают много времени, а результата Иван не видит.
Обычно планерки проходят так. Иван за полчаса предупреждает коллег о встрече. Долго рассказывает сотрудникам, какие задачи и проекты он наметил. Бывает, что один вопрос рассматривают так долго, что на остальные не остается времени. Случается, что участники начинают перескакивать с темы на тему и теряют нить обсуждения. В результате тратят в два раза больше времени, но ничего так и не решают и еще несколько часов после обсуждают все в чатах.
Проблема в том, что у встреч, которые организует Иван, нет адженды. Планерки такие бесполезные, что сотрудники не понимают, зачем они нужны. Все равно ничем не закончатся. Правильно составленная адженда исключает такие ситуации, потому что:
- участники понимают цель обсуждения, хотят выступить;
- у собрания есть четкая структура, сотрудники не отвлекаются на посторонние темы;
- организатор следит за временем;
- участники могут подготовиться к встрече: собрать документы, изучить дополнительные материалы, написать тезисы, продумать вопросы;
- по итогам встречи сотрудники видят результаты и понимают, что собрание помогает в работе, а не забирает время.
Как составить адженду
Обычно адженду составляет организатор встречи. Это может быть проджект-менеджер, руководитель отдела, администратор или секретарь.
Бывает такое, что сотруднику приходит сообщение с заголовком «Встреча». При этом он сам не понимает, что за встреча, почему он на ней должен быть, что от него требуется. Скорее всего, человек придет на собрание неподготовленным и оно пройдет кое-как, потому что организатор составил адженду неправильно. Или сотрудника пригласили на встречу с заголовком «Поговорить о проекте». Непонятно, что он должен рассказать? Поделиться проблемами? Обсудить бюджет? Это примеры коротких и неэффективных адженд.
Юлия Аравина, коуч IT-руководителей и команд, психолог
Хорошая адженда должна быть подробной и включать такие элементы:
Заголовок
Это первое, что видит участник встречи. Заголовок должен быть понятным всем, а не только организатору. Хорошо, если сотрудник сразу сориентируется и подготовится.
Время и место встречи
Укажите, во сколько начнется и закончится собрание. Если участвуют сотрудники из разных регионов, уточните часовой пояс. Для онлайн-встречи не забудьте прикрепить ссылку. Так участники заранее будут знать, в каком сервисе подключаться, и успеют установить приложение.
Цель встречи и вопросы для обсуждения
Каждый сотрудник понимает цель собрания по-своему. Сформулируйте ее так, чтобы она была понятной для всех. По возможности используйте глаголы.
Если предстоит решить несколько вопросов, разбейте цель на более мелкие. Например, общая цель — обсудить статус проекта. Делим ее на пункты:
- договориться об этапах;
- установить сроки;
- выбрать ответственных.
Эти три вопроса и обсудят во время встречи.
Укажите, сколько времени отводится на каждый пункт. Будет проще уложиться в график. Если обсуждение затянется, напомните коллегам, что пора переходить к следующей теме.
Ожидаемые результаты
Определите, что будет итогом встречи. Например, таблица, куда участники внесут сроки и ответственных по проекту. Не забудьте указать, кто будет отвечать за эту таблицу.
Дополнительные материалы
Если участникам нужно изучить информацию, укажите это в адженде и сразу прикрепите ссылки на материалы.
Подведение итогов
Сотрудникам этот пункт дает понять, что встреча проводится не для галочки. А вы так не забудете озвучить главные мысли.
Когда составляете адженду, помните, что важно приглашать на встречу людей, которые там действительно нужны. Сейчас у сотрудников разного уровня, особенно у руководителей, слишком много собраний — и не всегда они по делу. Хорошо, если тот, кто составляет адженду, позаботится об участниках и даст им возможность заняться основными задачами, если их присутствие на встрече необязательно.
Юлия Аравина, коуч IT-руководителей и команд, психолог
На примере адженды для собрания команды проекта покажем, как может выглядеть подробный план встречи.
Адженду можно составить в любом текстовом редакторе и отправить в мессенджер. Если компания работает в CRM, лучше сделать это там. В Битрикс24 есть календарь, в котором можно создавать события и описывать цели встречи, добавлять участников, выбирать время собрания, прикреплять файлы.
Частые вопросы
Адженда (англ. agenda) — это повестка, подробный план встречи, благодаря которому все участники понимают, о чем пойдет речь и какие результаты нужно будет получить.
Адженда экономит время, помогает подготовиться к встрече, не отвлекаться на посторонние вопросы и главное — достигать целей.
Чтобы встреча прошла плодотворно, включите в адженду следующие пункты:
- понятный заголовок;
- время начала встречи и продолжительность;
- вопросы для обсуждения;
- результат, который нужно получить по каждому вопросу;
- время на обсуждение каждой задачи;
- материалы, которые пригодятся сотрудникам;
- подведение итогов — резюмировать встречу устно и письменно.
Что в итоге
- Адженда — что это значит? Это план встречи, который помогает участникам понять, чему посвящено собрание, сколько оно займет времени и какие результаты нужно получить. Адженду готовят для онлайн- и офлайн-встреч с коллегами или партнерами.
- Подробная адженда необязательна для однотипных встреч. Но без полной повестки не обойтись, если:
– времени на встречу в обрез;
– предстоит обсудить более пяти вопросов;
– нужно достичь четких результатов;
– планируют выступать более трех участников. - Когда адженда составлена правильно, встречи не затягиваются, потому что сотрудники общаются только по сути. Всем понятно, зачем они собрались.
- Чтобы адженда упрощала жизнь, а не усложняла, составляйте план по схеме:
– заголовок;
– время и продолжительность встречи;
– список вопросов;
– время на каждого выступающего;
– результаты;
– подведение итогов.
